كيفية تجنب الكوابيس مؤتمر الفيديو

الفيديو كونفرنس هو وسيلة فعالة ومنخفضة التكلفة للبقاء على اتصال مع الموظفين والعملاء، ولكن هناك بعض المزالق لتجنب.

بغض النظر عن الصناعة التي أنت فيها، ربما كنت قد شهدت على الأقل عدد قليل من مكالمات الفيديو الجماعية. في حين تتطلب هذه المكالمات معدات أكثر قليلا من المؤتمرات الصوتية، فإنها تملأ الحاجة إلى وجها لوجه الوقت الذي لا يمكن الوفاء بها تماما دون التجمعات الشخصية. في الواقع، فإن شعبية الفيديو كونفرنس انفجرت في السنوات الأخيرة وهذا هو لعدد من الأسباب.

أولا، توفر مؤتمرات الفيديو الوقت والمال. ووفقا لدراسة أجرتها شركة بي جي آي، فإن الشركات التي تستخدم مؤتمرات الفيديو بانتظام تجد انخفاضا بنسبة 30٪ في تكلفة السفر بشكل عام، بما في ذلك الفندق، والرحلات الجوية، والوقود، وسيارات الأجرة، وتأجير السيارات، والمكافآت الغذائية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي مؤتمر الفيديو إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية. وهناك ميزة أخرى من مؤتمرات الفيديو هي أنها تجلب الشعور بالوحدة بين الموظفين المتناثرين الذين يعملون عن بعد أو يعملون في مدن مختلفة. في بعض الأحيان، تحتاج فقط اجتماع وجها لوجه.

ولكن مؤتمر الفيديو يأتي مع تحدياته أيضا. هل سبق لك أن شاركت في مكالمة كانت سيئة التنظيم، أو كان لديها الكثير من فلوب التكنولوجيا، التي شعرت بأنها مضيعة للوقت؟ معظم الناس ربما يكون. هذا هو السبب في أنه من المهم أن تفعل كل ما في وسعك لتجنب الكوابيس مؤتمر الفيديو التالية، سواء كنت المضيف أو مشارك.

ضجيج في الخلفية. وهناك فائدة كبيرة من مؤتمرات الفيديو هو أنه يسمح لك للعمل من أي مكان، حتى منزلك. ولكن تذكر، هدفك لا يزال ليكون المهنية قدر الإمكان. وهذا يعني أنك يجب أن تقضي على أي ضوضاء غريبة، بما في ذلك ينبح الكلب وصراخ الطفل. إغلاق نفسك في غرفة هادئة مع عدم وجود الانحرافات. إذا كنت تعرف سيكون لديك مكالمة مهمة، وإرسال الأطفال إلى الجدة وإغلاق الكلاب في غرفة أخرى.

الانحرافات غير المرئية. لا يكون "هذا الشخص" الذي ينسى لكتم نفسه أو نفسها عند التحدث مع الآخرين في الغرفة، والرد على مكالمة هاتفية أخرى أو، غولب، يأمر فنجان من القهوة. إذا كنت بحاجة إلى الابتعاد عن المكالمة، كتم نفسك بغض النظر عن السبب.

تم تجاهل المحادثات. من ناحية أخرى، لا ننسى لكتم صوت نفسك عندما حان دورك في الكلام. من يدري كم عدد لا يحصى من دقائق وساعات قد فقدت في حياتنا بفضل كتم عرضي!

اتصال متقطعا. لا يوجد شيء أكثر مزعج من انطلقت مكالمة فيديو. ليس فقط أن تفوت أجزاء من الاجتماع، ولكن كنت تضيع الوقت والطاقة في محاولة للحصول على العودة. تأكد من أن لديك اتصال إنترنت صلبة من أينما كنت تعمل، ومعرفة كيفية إعادة تشغيل فإنه يجب الخروج. أيضا، لديك مصدر النسخ الاحتياطي للاتصال إذا أمكن؛ على سبيل المثال، إذا كان هناك تطبيق لبرنامج مؤتمرات الفيديو الخاص بك، تثبيته على الهاتف الذكي الخاص بك ومعرفة كيفية استخدامها إذا لزم الأمر.

ثابت أو التدخل. انها ليست باردة عندما يفتقد شخص كل كلمة أخرى تقوله (أو العكس بالعكس). في بعض الأحيان التكنولوجيا هي مجرد وحش وليس هناك وسيلة لمنع ذلك. ولكن هناك طريقة واحدة لتقليل احتمالات السكون أو التداخل بالنسبة لكافة المشاركين لكتم هواتفهم ما لم يتحدثوا.

متحدث غير معروف. عندما يكون هناك عدة أشخاص على الخط، يمكن أن يكون من الصعب أن نتذكر من هو الذي. حتى إذا كان البرنامج الذي تستخدمه يحدد لك، أذكر اسمك وقسم قبل أن يقول أي شيء مهم. وهذا سيساعد أولئك الذين لا يعرفون جيدا الحصول على المنحى قبل أن تقول كلمة واحدة.

صدى المركزي. في بعض الأحيان يكون هناك صدى غير قابل للتفسير على مكالمة فيديو. إذا حدث ذلك، حاول تضييقه إلى شخص معين أو اطلب من الجميع إعادة الاتصال به. إذا لم يحل ذلك المشكلة، فاستعد مع جسر أو خط آخر للناس للانضمام.

بالإضافة إلى هذه الكوابيس التي تنظم مؤتمرات الفيديو، إليك بعض النصائح حول أفضل الممارسات عند الإعداد لمكالمة فيديو:

إذا كنت تنظم اجتماعا، فتأكد من أنه ضروري فعلا. تقريبا كلنا قد علقت من مكالمة وفكر، "حسنا، يمكن أن يكون قد تم إنجازه مع البريد الإلكتروني!" مساعدة المشاركين على البقاء في مهمة مع جدول أعمال واضح ومفصل. تأكد من ترك الوقت في نهاية لطرح الأسئلة.

كن مرتاحا لتكنولوجيا مؤتمرات الفيديو قبل بدء الاجتماع. لا تنتظر حتى خمس دقائق قبل بدء المكالمة لمحاولة تسجيل الدخول للمرة الأولى. إذا كنت مضيف الاجتماع، فقم بإجراء اختبار مسبق. اطلب من الموظف الانضمام إلى اجتماع الممارسة حتى تتمكن من الحصول على تعليق من منح الوصول إلى مشاركة الشاشة، كتم و أونوموت المشاركين، وأكثر من ذلك.

استخدام الكثير من الإضاءة. لا يهم أين أنت أثناء الاجتماع، والمكتب، منزلك، وما إلى ذلك، تأكد من وجود الإضاءة الكافية بحيث يمكن للآخرين رؤية وجهك. لا تسمح لنفسك بإضاءة خلفية أو قد يظهر وجهك مظلم. بدلا من ذلك، تأكد من أن الضوء قادم من أمامك أو من الجانب.

تأكد من أن الخلفية ليست مشتتة. انها ليست المهنية للغاية أن يكون كومة من الغسيل أو لعب أطفالك المنتشرة خلفك. بدلا من ذلك، انتقل لبسيط وسهل. اللباس بشكل مناسب. كنت لا تزال المهنية، لذلك إلا إذا كان مؤتمر الصوت، والانتباه إلى شعرك، الماكياج والملابس. على وجه التحديد، وارتداء كتم، ألوان محايدة أو الباستيل. لا المشارب، منقطة، بلايدس أو أي شيء آخر يمكن أن يكون تشتيت على الشاشة. حافظ على كاميرا الويب على مستوى العين أو أعلى قليلا. زوايا غريبة هي أيضا تشتيت. فكر في شراء ميكروفون جيد، خاصة إذا قمت بإجراء الكثير من مكالمات الفيديو. ميكروفون أوسب خارجي هو اختيار كبير. استمر في التركيز على المكالمة. تذكر، يمكن للناس أن يراك حتى لا تحاول متعددة المهام خلال مؤتمر الفيديو الخاص بك. انظر إلى الكاميرا. هناك عدد كبير جدا من الأشخاص ينحدرون على صورتهم على الشاشة بدلا من ذلك، ولكن ذلك يجعلها تظهر (لأي شخص آخر) كما لو كنت تنظر إلى الأسفل. أنت لن تأتي عبر المهنية وصراحة كما تريد أن تكون. تذكر، مؤتمرات الفيديو هو تماما مثل أي تكنولوجيا في أن هناك العديد من الفوائد وكذلك التحديات. لحسن الحظ، العديد من هذه التحديات يمكن تجنبها مع القليل من المعرفة، استكشاف الأخطاء وإصلاحها والصبر. حتى تحصل على استعداد والغوص في مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت الخاص بك المقبل بكل سهولة. الأضواء، الكاميرا، إبدأ!

انظر المزيد على: www.tenveo-video-conference.com

هاتف: +8613657740706

واتس اب: +8613657740706

سكايب: سفايراكسدون

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706

الفيسبوك: راشيل ليانغ

تابعني على: راشيل 梁枫悦

تويتر: TenveoTenveo

البريد الإلكتروني: Rachel.liang@tenveo.com

الموقع الإلكتروني: هتب: // www.tenveo-video-conference.com /

متجر أليكسبريس: https://tenveo.aliexpress.com/

إضافة .: Room511-514، فنغتيان بناء التكنولوجيا الجديدة، شمال شيغانغ الطريق، لونغ هوا. Shenzhen.CN.