لماذا اختيار نظام مؤتمر الفيديو؟

لماذا تختار نظام مؤتمر الفيديو؟

مع تطور حجم المشاريع وزيادة الموظفين والفروع ، تنشأ العديد من "المشاكل المتزايدة" حتما ، مثل مشاكل إدارة المشاريع ، والاتصالات ، والكفاءة ، وتكلفة النفايات وهلم جرا. في الواقع ، طالما تم تحسين كفاءة الاتصالات ، يمكن للمدراء إطلاق معلومات صنع القرار في الوقت المناسب ، يمكن تنفيذي التنفيذيين بسرعة أكبر في اتخاذ القرارات لاغتنام الفرص التجارية ، وتحقيق المزيد من الأرباح وحصة السوق في نهاية المطاف.

الاتصالات تحتل مكانة مهمة جدا في تشغيل الشركات. طرق الاتصال عن بعد التقليدية ليست أكثر من الاتصال الهاتفي أو رحلة العمل. على الرغم من أن عقد المؤتمرات عن بعد يمكن أن يتصل بسرعة وبسرعة ، نظرًا لقيوده غير المرئية ، يجب إرسال الأشخاص إلى العمل عندما يحتاجون إلى عرض المنتجات والمعلومات أثناء الاتصال. في كثير من الأحيان من أجل حضور ساعة من الاجتماعات تحتاج إلى قضاء أكثر من يومين للسفر ، يرافقه ارتفاع تكاليف السفر ، وزيادة تكلفة العمليات التجارية. على الرغم من أن السفر المتكرر يمكن أن يحل معظم المشاكل ، إلا أنه يطيل بشكل كبير دورة صنع القرار ، في المتاجر القاسية ، وربما يخسر الثاني وراء المنافسين أكثر من المال. أصبحت كيفية تحسين جودة الاتصالات وكفاءتها ضرورة لقادة الأعمال.

ونظرا لصعوبات الاتصالات في المؤسسات ، ظهر نظام الفيديو كونفرنس ، وأطلق كبار المصنعين المحليين والأجانب نظام مؤتمرات الفيديو الخاص بهم. مؤتمرات الفيديو لديها مزايا واضحة على المؤتمرات التقليدية عن بعد. يمكن أن توفر مؤتمرات الفيديو بيئة فيديو وصوتية مباشرة وشاملة ، وهي أكثر تفاعلية في الاتصال. لا يمكن أن يؤدي عقد مؤتمر الفيديو إلى سماع صوت المتحدث فحسب ، بل أيضًا أن يرى بوضوح تعبيره ، وعمله ، وجلب تجربة اتصال حقيقية وبديهية. يمكن أن تعرض وظيفة بيانات الملفات المشتركة الصور ، PPT ، الوثائق ، الملفات السمعية والبصرية ، بحيث يصبح التعليم عن بعد والتدريب حقيقة واقعة. لا يعتبر نظام عقد المؤتمرات عبر الفيديو مناسبًا للمؤسسات فقط لعقد الاجتماعات الداخلية والتبادلات الفنية في أي وقت ، بل يمكنه أيضًا مساعدة الشركات في حل مشكلات التدريب والتوظيف في أماكن مختلفة. فهو يجعل الاتصال عن بعد أكثر تواترا وأكثر كفاءة وفعالية ، مما يؤثر تأثيرا عميقا على طريقة تشغيل المؤسسات ، مما يقلل من وقت اتخاذ القرار ، مع تحسين التنسيق والقدرة التنافسية للمنظمة.

مزايا مؤتمرات الفيديو

نظام مؤتمرات الفيديو هو نوع من أنظمة المؤتمرات الافتراضية التي تتحقق من خلال شبكة خاصة أو شبكة الإنترنت العامة. فهي تمكن المستخدمين الموزعين جغرافياً من التجمع معاً وتبادل المعلومات من خلال الرسومات والصوت والطرق الأخرى ، وتدعم الأشخاص لتبادل المعلومات في الوقت الحقيقي ومشاركتها على مسافة بعيدة والقيام بأعمال تعاونية.

تشمل طرق التطبيق العالمية لأنظمة التداول بالفيديو في المؤسسات ما يلي:

بادئ ذي بدء ، للتواصل الداخلي. توزيعها في مناطق مختلفة من فرع المؤسسة ، مع مساعدة من نظام مؤتمرات الفيديو يمكن التواصل مع المكتب الرئيسي في أي وقت وفي أي مكان ، لا تحتاج إلى إضاعة الوقت في الرحلة ، وتقصير وقت اتخاذ القرار للمؤسسة ، وتحسين الكفاءة التشغيلية للشركة.

ثانيا ، تصور المنتجات للجمهور والعملاء المستهدفين وتعزيز الحدس. كما يقول المثل ، "رؤية الاعتقاد" ، من خلال عرض المنتج ، دع العميل يرى بشكل حدسي مظهر المنتج ، وحالة العمل ، والأداء ، وما إلى ذلك ، أكثر من مجرد مجموعات قليلة من البيانات أكثر إقناعا.

ثالثًا ، تصور التفاعل مع العملاء غير المحليين لتعزيز الإحساس بالواقع. في الماضي ، يتطلب التواصل مع العملاء البعيدين من الموظفين المعنيين السفر إلى مدينتين عدة مرات ، وهو أمر مستهلك للوقت ومرهق. يشبه استخدام نظام مؤتمرات الفيديو التواصل المباشر وجهاً لوجه ، والذي يمكن أن يفهم احتياجات العملاء في الوقت المناسب.

رابعا ، إجراء تدريب على رأس العمل لموظفي الشركات الفرعية. ومع تزايد حجم الشركات والمنظمات اللامركزية بشكل متزايد ، يصبح تدريب الموظفين على العمل وعملهم الأيديولوجي صعبا. التدريب المركزي يستهلك الكثير من المال والوقت. سيساعد نظام مؤتمرات الفيديو الشركات على إنشاء فصول دراسية تدريبية على الإنترنت ، بحيث يقوم المعلمون والطلاب بعيدون عن الأفق بالاتصال والتواصل وجهًا لوجه ، لتحقيق حلم مؤسسات التعليم والتدريب عن بعد.

خامسا ، دعم تكنولوجيا التصوير عن بعد والصيانة للشركة نفسها أو لعملائها. من خلال نظام الفيديو كونفرنس يمكن أن يكون الفنيين "وجها لوجه" التفسير ، بشكل فعال وسريع حل المشاكل التي واجهتها ، إلى حد كبير تحسين ثقة العملاء ورضا الشركات.

يمكن استخدام نظام المؤتمرات عبر الفيديو الستة الخاص بها للتجنيد البصري. لا يقتصر الأمر على الوقت والجهد على الموظفين المعنيين من المؤسسات للذهاب إلى أماكن أخرى للتجنيد ، ولكن أيضا بسبب الطاقة المحدودة للشخص المسؤول عن التوظيف ، يمكنهم فقط الذهاب إلى العديد من المدن وتفويت المزيد من المواهب المحلية . مع نظام مؤتمرات الفيديو ، يمكن للباحثين عن العمل التواصل مباشرة "وجهًا لوجه" في مقر الفرع المحلي ، مما يوفر الوقت لكلا الطرفين وتوظيف المزيد من المواهب للشركة.

لقد أدى ظهور تقنية مؤتمرات الفيديو إلى كسر وضع الاجتماع التقليدي تمامًا. بالنسبة لهذه الشركات والأفراد الذين لديهم اجتماعات متكررة ، فإن وضع الاجتماع المتقدم هذا يجعلهم لا يسافرون لفترة طويلة ، ويحفظ نفقات السفر ، ويقلل من استهلاك السفر ، ويزيد من سرعة نقل المعلومات ، وهو ما يعادل تحسين كفاءة العمل. التواصل في أي وقت وفي أي مكان يجعل الناس يتواصلون بشكل أكثر فعالية ، لأن التواصل المرئي هو أكثر طرق التواصل الطبيعي.

وفقا للتحليل ، فإن مؤسسة يبلغ حجم أعمالها السنوية 20 مليون يوان تنفق 15 ٪ من نفقات السفر السنوية ، حوالي 3 ملايين يوان. بعد استخدام نظام مؤتمر الفيديو ، يمكن أن يوفر ما يقرب من 50 ٪ ، وسيتم تخفيض تكلفة السفر السنوية إلى 100-150 يوان. وتبلغ تكلفة بناء نظام مؤتمرات الفيديو مع عقدة واحدة و 10 فروع فرع في المقر بضع مئات آلاف يوان فقط ، ويمكن استرداد التكلفة في أقل من عام واحد. إن المدخرات في تكاليف السفر والاتصالات ليست سوى المزايا الأكثر بديهية لأنظمة عقد المؤتمرات عن طريق الفيديو ، والتي تعد ضئيلة مقارنة بالفوائد الاقتصادية لمكاسب الكفاءة.

اختيار أنسب نظام مؤتمرات الفيديو

يرتبط نظام مؤتمرات الفيديو بشكل وثيق بالأجهزة والبرامج والشبكات. يختلف الوضع الفعلي لكل مؤسسة ، كما يختلف نظام مؤتمرات الفيديو المطلوب. يجب علينا تحليل والتواصل مع المصنعين بشكل شامل واختيار أنسب نظام مؤتمرات الفيديو.

ووفقًا لمنصة الشبكة ، يمكن تقسيم نظام مؤتمرات الفيديو إلى فئتين: نظام مؤتمرات الفيديو المستند إلى شبكة خاصة ، ونظام مؤتمرات الفيديو القائم على الشبكة المختلطة والشبكة العامة للإنترنت. يمكن تقسيم نظام مؤتمرات الفيديو إلى مؤتمرات الفيديو والبرامج وعقد مؤتمرات الفيديو. عموما ، يتضمن نظام مؤتمرات الفيديو أساسا وحدة تحكم متعددة النقاط MCU ، ومحطة غرفة الاجتماعات ، محطة سطح المكتب PC ، بوابة PSTN ، Gatekeeper وهلم جرا. وفقا لجودة المؤتمر ، هناك نوعان من نظام مؤتمرات الفيديو القياسي ونظام مؤتمرات الفيديو عالي الوضوح.

على الرغم من أن إنشاء شبكة مخصصة يمكن أن يضمن جودة الاجتماع ، إلا أن تكلفة الاستثمار أعلى بكثير ، ولكنها ليست مناسبة لتطوير المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم. في الواقع ، قد تطورت شبكة الإنترنت بشكل جيد للغاية ، حتى خطوط ADSL رخيصة يمكن أن توفر أكثر من 384 كيلوبت في الثانية من عرض النطاق الترددي ، مثل هذا النطاق الترددي يمكن أن تلبي تماما مؤتمر الفيديو واضح ، وتأثير التطبيق السلس. لذلك ، بشكل عام ، يكفي أن تختار الإنترنت العام.

على الرغم من أن تكلفة استخدام حل برمجي خالص يعتمد على الكمبيوتر الشخصي ليست عالية ، يجب أن تكون كل غرفة مؤتمرات مجهزة بجهاز كمبيوتر خاص ، ومعدات اقتناء سمعية بصرية منفصلة (مثل كاميرا USB ، وسماعة رأس) ونظام التشغيل والبرامج الأساسية الأخرى ذات الصلة ، إلى جانب تكلفة التركيب والصيانة والجوانب الأخرى ، فإن التكلفة ليست منخفضة حقا. . لا يمكن لحلول الأجهزة البحتة تحقيق نتائج مؤتمرات عالية الجودة فحسب ، بل أيضًا إكمال جميع الوظائف من خلال معدات طرفية متكاملة ومتكاملة للغاية ، بدون تجهيزات إضافية للأجهزة والبرامج ، والتوصيل والتشغيل ، وسهلة الاستخدام ، ولا توجد صيانة ، لذلك فإن تكلفتها المتكاملة أرخص من البرامج النقية. بصفة عامة ، يعد البرنامج النقي أكثر ملاءمة لنشر المكاتب الشخصية (على أساس أجهزة الكمبيوتر المكتبية الحالية) ، في حين أن الأجهزة الخالصة مناسبة لنشر غرف المؤتمرات.

في عام 2007 ، لا تزال المؤتمرات عبر الفيديو SD هي السائدة في السوق ، حيث تمثل 93.60 ٪ من حصة السوق ، في حين أن مؤتمرات الفيديو عالية الدقة ، التي تمثل الاتجاه المستقبلي للتحديث التكنولوجي ، تمثل فقط نسبة 6.40 ٪ من حصة السوق. تكمن مزايا نظام مؤتمرات الفيديو عالية الدقة في الجوانب التالية: يمكن أن يؤدي العدد الأعلى من البكسلات ذات التنسيق عالي الدقة إلى تحسين جودة الصورة ، وجعل الصورة على الشاشة الكبيرة أكثر وضوحًا ونعومة ؛ يمكن أن تعزز جودة الفيديو الصافية والوضوح والصوت عالي الجودة من تجربة المشاركين وتساعد المشاركين على التركيز على الاجتماع. محتوى المؤتمر نفسه ؛ في نفس الوقت ، يمكن للصور عالية الوضوح أن تجعل صور الشاشة فائقة الوضوح تحتوي على صورة فيديو واضحة ، بحيث يظهر المزيد من المشاركين في الشاشة ، بحيث يشارك المزيد من المشاركين في الاجتماع ؛ الصور عالية الدقة التي جلبتها عالية الوضوح ، يمكن عرض التفاصيل بوضوح ، لا سيما في الرسومات. تعتبر العمليات (مثل الرسومات التصميمية ومناقشات الرسوم المتحركة والخرائط الطبوغرافية وغيرها) ذات فائدة كبيرة للأشخاص الذين يعتمدون على الاتصال المرئي. بالمقارنة مع نظام مؤتمرات الفيديو القياسي ، تكون التكلفة أعلى ويكون الطلب على الشبكة أعلى.

ينبغي للشركات تحليل شامل لاحتياجات الشركة الفعلية ، بما في ذلك تكاليف الاستثمار ، وعرض النطاق الترددي للشبكة ، وإدارة المعدات ، واختيار أنسب نظام مؤتمرات الفيديو.