Tps للاجتماعات مسافة جيدة
Apr 23, 2019
نصائح للاجتماعات مسافة جيدة
الاجتماعات عن بعد توفر الوقت وتنتج نتائج أكثر سرعة
بعض مزايا الاجتماعات عن بعد هي:
• تقليل أو تقليل تكاليف السفر
• زيادة كفاءة الشركة - وقت السفر يصبح وقت العمل
• تقليل مستويات التوتر بين الموظفين - التوازن بين العمل والحياة
• واضحة وعفوية
• صديق للبيئة
نصائح للمؤتمرات الجيدة
التحضير (في حالة رئاسة الاجتماع)
غرض. لديك غرض واضح للاجتماع وما تتوقعه من المشاركين. هل هو اجتماع للحصول على معلومات أو مناقشة أو قرار؟
• الأشخاص المناسبين. قم بدعوة الأشخاص المناسبين ، الأشخاص الذين يضيفون شيئًا ما إلى الاجتماع وينتج عنه شيء.
• القراءات المطلوبة. أرسل القراءات المطلوبة للمشاركين وتعليقًا شخصيًا لكل من المشاركين حول ما هو متوقع منهم. هل من المفترض إحضار معلومات معينة إلى الاجتماع أو شرح شيء معين.
• جدول أعمال واضح. إرسال جدول أعمال وقائمة المشاركين في وقت مناسب قبل الاجتماع.
• إعلام. اشرح كيفية الانضمام إلى الاجتماع (رقم الهاتف وأي رمز PIN) أو ما إذا كان سيتم إجراء مكالمة إلى المشارك.
• اختبار. قبل قيادة الاجتماع الأول الخاص بك ، يمكنك إجراء بعض المكالمات التجريبية وتجربة الوظائف المختلفة. قد تكون الحالة التي تتطلب لوحة التبديل الخاصة بك أوامر خاصة لرنين أطراف متعددة - تحقق مع مدير الاتصال الهاتفي.
• كابل بيانات. كيف سيتم توثيق الاجتماع؟ إنها لفكرة جيدة استخدام ميزة التسجيل.
• أبقيها بسيطة. إذا كان الاجتماع متكررًا ، فأضف المشاركين كمجموعة في دليل المؤتمر أو أضف جهات اتصال فردية إلى دفتر الهاتف.
• ابدأ وانتهي في الوقت المحدد. قم دائمًا ببدء الاجتماع في الوقت المحدد ، حتى إذا كان هناك مشاركون مفقودون.
(خطط لفترة قصيرة إذا كان الاجتماع بحاجة إلى تمديد).
• متابعة ومتابعة. تلخيص ومتابعة وإرسال ملاحظات الاجتماع مباشرة بعد الاجتماع. [حدد المواعيد النهائية واجعل الجميع يعرفون من المسؤول عن ماذا].
خلال الاجتماع (في حالة رئاسة الاجتماع)
مقدمات. مرحبًا وأقدم للجميع. وهذا يجعل بداية الاجتماع جيدة ويضمن أجواء شاملة ، حتى بالنسبة لأولئك الأشخاص الذين هم خارج الموقع. إذا لم يكن الاجتماع كبيرًا جدًا (يصل إلى 10 مشاركين أو نحو ذلك) ، فاطلب من المشاركين تقديم أنفسهم لفترة وجيزة للحصول على أذن لصوتهم. حاول دائمًا تهيئة جو يمنح الناس الشعور بالجلوس معًا ، حتى المشاركين في المواقع الأخرى.
• الدقائق. تدوين الملاحظات أو تعيين سكرتير يمكن أن يستغرق دقائق ولديه حق الوصول إلى التسجيل إذا تم إجراء واحد.
• جدول أعمال. يشرح الشخص الذي يقود الاجتماع ما يدور حوله الاجتماع ومدة تشغيله ويقدم ملخصًا موجزًا لجدول الأعمال.
• انقطاع. ابدأ الاجتماع بشرح القواعد الأساسية للاجتماع وما يمكن أن يكون مزعجًا.
لا يجوز لك قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، أو التصفح على هاتفك الذكي ، أو العمل مع مهام أخرى ، إلخ.
• فواصل. إذا استمر الاجتماع لمدة تزيد عن 45 دقيقة ، فاخذ استراحة للسماح للأشخاص بتمديد أرجلهم لمدة 10-15 دقيقة قبل المتابعة.
• الوصول لإتفاق. قبل الانتقال إلى عنصر جديد ، تحقق من المشاركين المختلفين لمعرفة ما إذا كان أي شخص يريد أن يقول أي شيء. هذا يجعل الجميع يشعرون بالمشاركة.
• ديناميكي. إدارة والنظر في الديناميكية في المجموعة. تأكد من حصول الجميع على رأي في المسألة التي تمت مناقشتها ، والتعامل مع النزاعات.
• اشرح. إذا حدث شيء ما في الغرفة (ربما قد يضحك) ، فسر ما يحدث لأي شخص يشارك عن طريق الهاتف للتأكد من أن كل شخص يشعر بأنه مشمول.
• وقت للأسئلة. خصص وقتًا للتعامل مع أي أسئلة.
• اجتماع جديد. إذا كانت هناك أمور تحتاج إلى متابعة ، فوافق على موعد للاجتماع التالي.
بعد الاجتماع (في حالة رئاسة الاجتماع)
متابعة ومتابعة. تلخيص ومتابعة وإرسال ملاحظات الاجتماع مباشرة بعد الاجتماع. حدد المواعيد النهائية واجعل الجميع يعرفون من المسؤول عن ماذا.
لأي شخص يشارك في اجتماع (في الموقع البعيد)
• سلام و هدوء. حاول أن تجد مكانًا هادئًا للجلوس قدر الإمكان.
• بارك لأعلى. إذا كنت تشارك من سيارتك ، فأوقف السيارة بأمان ، على سبيل المثال في موقف للسيارات ، قبل الانضمام إلى الاجتماع.
• قم بإيقاف تشغيل الميكروفون. إذا كنت تجلس في مكان ما مع الكثير من ضجيج الخلفية ، على سبيل المثال في المطار أو في سيارة أو مقهى ، فقم بإيقاف تشغيل الميكروفون (كتم الصوت) عندما لا تتحدث.
• كن مستعدا في الكثير من الوقت. تأكد من أنك في الوقت المناسب للاجتماع لمنح نفسك الفرصة للدردشة مع المشاركين الآخرين قبل بدء الاجتماع (بنفس الطريقة التي يفعلها الأشخاص في قاعة المؤتمرات معًا).
• عرفنى بنفسك. إذا كان لديك ما تقوله ، فتأكد من التعرف على صوتك من خلال تقديم نفسك أولاً.
• اجعل الناس على اطلاع. إذا انفصلت (استقبال ضعيف ، وما إلى ذلك) ، اتصل مرة أخرى على الفور ، وفي لحظة مريحة ، أخبر المشاركين الآخرين أنك غابت لفترة من الوقت.
• التركيز. التركيز على الاجتماع. لا تقرأ رسائل البريد الإلكتروني أو تفعل أشياء أخرى أثناء الاجتماع.
