تنظيم مؤتمر؟ وهنا بعض النصائح للارتفاع إلى مستوى التحدي

كيفية إدارة الحدث

تنظيم مؤتمر بحثي يمكن أن يكون تحديا كبيرا. قد ينصح البعض حتى لا تفعل ذلك. ولكنها أيضا فرصة مذهلة وتجربة مجزية.

إن الجمع بين حدث ناجح لا يجب أن يكون صراعا شاقا. عليك أن تتذكر ثلاث قواعد ذهبية: التخطيط للمستقبل، تحيط نفسك مع فريق كبير، ومعرفة لماذا كنت تفعل ذلك!

إليك بعض النصائح لمساعدتك في هذه المغامرة.

1. فشل التخطيط يخطط للفشل

لا التسرع في الخدمات اللوجستية. قبل البدء في حجز مكان ودعوة المطاعم، تحتاج إلى أن تأخذ بعض الوقت للتحضير للمؤتمر الخاص بك.

وهذا سيوفر لك الكثير من الإجهاد ومنع المفاجآت اللحظة الأخيرة.

صورة ما تريد مؤتمرك لتبدو وكأنها. من سيحضر؟ ما هو نوع الحدث سيكون؟ ما نوع الخبرة التي تريد تقديمها للمندوبين؟

ثم ندخل في التفاصيل. كم عدد الحضور سوف يكون هناك؟ كم عدد الرسائل التي ستتلقىها؟ كم يوما سوف تستمر؟

إذا كنت تستطيع، الحصول على اتصال مع المنظمين السابقة لجمع المعلومات من السنوات السابقة. وسوف تساعدك على وضع ميزانية واقعية.

وتذكر أنه من المستحيل توقع كل شيء صغير. سيكون هناك دائما بعض القضايا التي لم تتوقع وهذا ما يرام. مجرد خطة لهذا أيضا.

2. هناك قوة في الأرقام

من البرنامج إلى الخدمات اللوجستية والمالية والتسويق، وتنظيم مؤتمر ينطوي على جوانب متعددة والتي تتطلب كل الخبرات. سوف تحيط نفسك مع فريق جيد تساعدك على تنفيذ المهام المختلفة بشكل أكثر كفاءة دون أن تطغى. وسوف تسمح لك أيضا للتركيز على الأهداف الرئيسية: محتوى كبير، والمتحدثين جيدة، وتشارك الحضور.

اختر فريقك بعناية. ابحث عن المتحمسين، منظمة ومدفوعة لاعبي الفريق الذي ينظم اللجنة لا ينبغي أن يكون عدد كبير جدا من الأعضاء، للحفاظ على صنع القرار والتنسيق على نحو سلس. جوناثان خان يجد ثلاثة هو عدد جيد. كل هذا يتوقف على حجم المؤتمر الخاص بك، وكم من الوقت لديك على يديك.

تعلم التفويض. يمكنك تعيين لجان للعديد من مجالات المسؤولية: الخدمات اللوجستية (المكان، السكن، A / V، المطاعم، النقل)، البرنامج الفني والمتحدثين الرئيسيين والتمويل والرعاة والتسجيل والتسويق (الاتصالات، والعلاقات العامة، على شبكة الإنترنت، وسائل الاعلام الاجتماعية ...). على رأس المنظمين الأساسية، يمكنك تسجيل المتطوعين لمساعدتك في يوم المؤتمر أو مع المهام الأصغر. سوف يرى الطلاب في كثير من الأحيان على أنها فرصة جيدة وسعادة مساعدة.

إذا كانت لديك الميزانية، فكر في تعيين مكتب تنسيق داخلي أو مكتب مؤتمرات. كونه الأكاديمية، وإدارة الحدث ليست بالضرورة موطن الخاص بك. هؤلاء المهنيين هم خبراء في تنظيم المؤتمرات الأكاديمية. أنها سوف توفر المساعدة الأكثر قيمة وخاصة مع الجانب اللوجستي من الأشياء.

3. احتضان التكنولوجيا

هناك العديد من الطرق التي يمكنك الاستفادة من قوة التكنولوجيا.

أولا وقبل كل شيء، استخدام نظام إدارة مجردة لجمع ومراجعة الأقران وقبول الطلبات وإدارة البرنامج الخاص بك. نعم، نحن منحازة، ولكن لا يمكننا التأكيد بما فيه الكفاية كم من الوقت سوف يوفر لك!

خلال المؤتمر، تأكد من أن جميع الغرف لديها معدات A / V كافية وأنها تعمل! وتذكر، هذا هو القرن ال 21! جميلة جدا الجميع يحمل جهاز كمبيوتر محمول، الهاتف الذكي أو الكمبيوتر اللوحي، وسوف تريد أن يكون الوصول إلى الإنترنت. يمكن أن يكون واي فاي قضية رئيسية في المؤتمرات. تأكد من التحقق مقدما مع المكان الذي سوف توفر واي فاي مع ما يكفي من عرض النطاق الترددي.

يمكنك أيضا الاستفادة من تطبيقات الجوال لتعزيز تجربة المندوبين. هناك العديد من التطبيقات هناك، لمساعدة شبكة الحضور، انتقل المؤتمر، وخلق الجدول الزمني الخاص بهم، وما إلى ذلك.

4. اختر السماعات بعناية

العثور على المتحدث الرئيسي الحق أمر حاسم ولكن يمكن أن يكون خادعا. وهناك متحدث رئيسي جيد جذب المندوبين ووضع نغمة لمؤتمر البحث الخاص بك.

فكر في نوع المتحدثين والعروض التقديمية التي تريدها. الهدف من التنوع. دعوة الباحثين المعروفين والباحثين المبتدئين، ومحاولة تحقيق توازن جيد بين الجنسين.

تأكد من وجود خطة B في حالة إلغاء مكبرات الصوت!

5. الاحتفاظ بها نشرها

تحتاج إلى صياغة خطة اتصال فعالة. تنفيذ استراتيجية بشأن المحتوى الذي ستشاركه، ومتى ولمن. على موقع الويب الخاص بك، ونشر المقابلات، بلوق وظائف والصور والبرامج وإعلانات المتحدث ... تحديث المحتوى الخاص بك بانتظام لبناء بعض الإثارة.

البقاء على اتصال مع المندوبين والمتكلمين. يمكنك استخدام أدوات مثل ميلشيمب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية إلى المندوبين. تأكد من حصولهم على جميع التفاصيل والإرشادات اللازمة حول مؤتمركم: عنوان المكان والتواريخ والمبادئ التوجيهية وتفاصيل الاتصال والنصائح ...

التواصل الجيد مهم أيضا خلال المؤتمر. إضافة علامات لتوجيه الحضور إلى غرف العرض، وجدول التسجيل، ومناطق الغداء أو دورات المياه. قم بإصدار بعض اإلعالنات خالل النهار إلطالع املندوبني على فعالية هذا الحدث، ومتكني املتطوعني وأعضاء طاقم العمل من اإلجابة عن األسئلة وتوجيه املندوبني. و لا تنسى أن أقول شكرا لك! إرسال بريد إلكتروني إلى المندوبين ومذكرة مكتوبة للمتحدثين وأعضاء اللجنة والمتطوعين أن أشكرهم على إسهامهم.

6. تسهيل التواصل الشبكي هو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الباحثين يحضرون مؤتمركم. مهمتك هي لمساعدتهم على تلبية الناس للاهتمام. ماذا؟ أولا وقبل كل شيء، تأكد من تخصيص وقت كاف لفرص التواصل والمناقشات. لا ترام برنامجك مع العروض - بناء الكثير من جلسات الاختراق والقهوة للسماح للمندوبين للتنفس والدردشة. واختيار مجموعة مناسبة تصل إلى غرف "الاجتماعية": لديها الأرائك والكراسي للناس للجلوس والمحادثة. تنظيم المناسبات الاجتماعية مثل الحفلات والكوكتيلات والعشاء. يجب عليك أيضا النظر في تشغيل بعض التجارب لتعزيز المشاركة مثل تنظيم "أونكونفيرنسز" والاستفادة من تطبيقات الهاتف النقال بارد لتشجيع الشبكات. خاتمة تنظيم مؤتمر أكاديمي ينطوي على العديد من المهام، ومعظمها ليس له علاقة مع الأوساط الأكاديمية. ستحتاج إلى أن تكون منظمة لمواكبة كل منهم. إذا كنت تنظم مؤتمر لأول مرة، طلب بعض النصائح من المنظمين السابقين أو المهنيين طالما كنت تدير للحصول على البط الخاص بك في الصف والحفاظ على نصائحنا في الاعتبار، عليك أن تكون على الطريق الصحيح لحدث ناجح!

انظر المزيد على: هتب: //www.tenveo-video-conference.com/

إذا كنت تريد كاميرا مؤتمر فيديو و ميكروفون احادي الاتجاه، يمكنك الاتصال تينفيو مدير المبيعات راشيل، وقالت انها كنت تعطيك الحلول والخصومات.

هاتف: 8613657740706

واتس اب: 008613657740706

البريد الإلكتروني: sales01@tenveo.com

سكايب: راشيل ليانغ

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706