9 نصائح لاجتماعات فعالة عبر الإنترنت

في الآونة الأخيرة كتبنا مقالا شعبيا حول كيفية عقد اجتماعات فعالة. وأشار بعض الناس إلى أن الاجتماعات عبر الإنترنت تتطلب مجموعة خاصة من المهارات، ويمكن أن يكون من الصعب اتباع نفس النصائح التي قدمناها للاجتماعات الشخصية. ومع وجود الكثير من الناس الذين يعملون من منازلهم، بدا أن فكرة التعامل مع هذه الأنواع من الاجتماعات تبدو جيدة. وبما أنني أعمل في المقام الأول من المنزل، تتم نسبة جيدة من اجتماعاتي باستخدام مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة. بعد القيام بذلك لعدة سنوات، وهنا بعض من أهم النصائح التي نقدمها للأشخاص الذين بدأوا في القيام الاجتماعات عبر الإنترنت.

1. الاستمرار في التركيز

فمن السهل أن يصرف أو محاولة متعددة المهام عندما كنت في اجتماع على الانترنت. لا تفعل ذلك. خاصة إذا كنت على الفيديو، والتركيز على الاجتماع وعدم السماح الكلب أو الأطفال يأتون إلى المكتب أو تظهر على الكاميرا. إذا كنت جسديا في الاجتماع، وجودكم يعطيك بعض "نقاط" للانتباه حتى لو كنت العبث أو تبحث من النافذة. مع اجتماع عبر الإنترنت، حتى كمية صغيرة جدا من الهاء يمكن أن تجعلك تبدو وكأنك لا تدفع أي اهتمام على الإطلاق.

لقد قمت بمؤتمرات فيديو حيث استمر أحد الأفراد في الحصول على انقطاع أو تشتيت مع المكالمات الهاتفية الأخرى، وما إلى ذلك. في مؤتمر الفيديو، فإنه يأتي عبر أكثر من 10 مرات غير مهني من شخصيا.

2. الحصول على حق التكنولوجيا

نفترض أن التكنولوجيا سوف تكون مشكلة وتعطي لنفسك خيارات متعددة والوقت الكافي للحصول على كل شيء الحق. في ما يلي بعض الأمور التي يجب مراعاتها:

إعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك في وقت مبكر. إذا كنت في بعض الأحيان تحتاج إلى إعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمنعها من الحصول على تعثر، القيام بذلك قبل الاجتماع. أنت لا تريد إرغام الجميع على الانتظار أثناء إعادة تشغيل الجهاز.

الاتصال 10 إلى 15 دقيقة في وقت مبكر. إذا كان هناك أي مشاكل، وتريد للتأكد من أنك تعرف عنها في وقت مبكر. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تستخدم نظام مؤتمرات الويب التي كنت على دراية. قد يكون هناك منحنى تعلم صغير وقد تكون هناك بعض الأدوات التي تحتاج إلى تحميل وتثبيت.

تتوفر معلومات اتصال بديلة. العديد من حلول المؤتمرات على شبكة الإنترنت تسمح لك لاستخدام الصوت عبر جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو عبر الهاتف. تأكد من أن لديك المعلومات التي تحتاجها لربط كلتا الطريقتين. إذا مشاكل الاتصال تجعل الفيديو الخاص بك قليلا متشنج، انها ليست صفقة كبيرة، ولكن إذا كان الناس لا يمكن أن نفهم ما تقوله أنك لن تكون قادرة على المساهمة.

تأكد من أن اتصال الإنترنت الخاص بك لن تكون مشبعة. لا تحاول القيام بمؤتمر فيديو بينما يحاول شخص آخر تحميل دفد كامل للبيانات. في معظم الأماكن، وسرعة التحميل هو عنق الزجاجة الخاص بك، لكنه لا يعمل في كلا الاتجاهين. صوت حساس بشكل خاص لسرعة الاتصال الخاصة بك، لذلك إذا كان لديك مشاكل، في محاولة لاستخدام الهاتف للاتصال الصوتي ذلك، في الحد الأدنى، يمكنك سماع وسماعها بوضوح.

لديك اتصال النسخ الاحتياطي التي يمكنك التبديل بسهولة إلى. إذا كنت تفعل الكثير من مؤتمرات الفيديو من المنزل، وربما كان من المفيد أن يكون اتصال إنترنت احتياطية. في العديد من الأماكن، يمكنك الحصول على خط دسل مقابل 15 $ إلى 30 دولارا في الشهر. ومع ذلك، فإنه من المفيد فقط إذا كنت تعرف كيفية التبديل إلى ذلك بسرعة في حالة شيء يذهب إلى أسفل.

إيقاف البرامج الأخرى. لا تحاول أن تفعل مؤتمر الفيديو أثناء تطبيق تحرير الفيديو الخاص بك أو مجموعة من ملفات فوتوشوب ضخمة مفتوحة. إغلاق البرامج التي لا تحتاج إليها. سيؤدي ذلك إلى تقليل فرصة تعطل جهاز الكمبيوتر وزيادة الموارد المتاحة لإجراء مؤتمر الفيديو.

استخدام أوبس. كنت لا تريد الحصول على طرقت حاليا إذا كانت السلطة ينفجر والعودة. تأكد من أن لديك سلسلة الاتصال بأكملها مدمن مخدرات تصل إلى بطارية احتياطية. إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص بك على بطارية احتياطية، ولكن مودم الكابل الخاص بك لا، لا يزال لديك وصلة ضعيفة إذا خرجت السلطة.

3. متابعة مع ملخص البريد الإلكتروني

في اجتماع حقيقي، بعض من الأجزاء القيمة تحدث بعد انتهاء الاجتماع. يتحدث الناس عن ما سيقومون به، وتوضيح الالتزامات، الخ محاولة لإعادة هذا إذا كنت تستطيع. إرسال ملخص بالبريد الإلكتروني عن القرارات التي اتخذت والتي التزمت بما سيساعد على التأكد من عدم وجود سوء فهم والمساعدة في إنشاء سجل يمكن للجميع استخدامه.

4. أرجو بأدب

وكما يشير براين، قد يكون الجدل جيدا للاجتماعات، ولكن لا يمكنك أن تجادل بنفس الطريقة على مؤتمر الفيديو كما يمكنك شخصيا دون أن تصبح رعشة. يجب أن لا تزال تجادل. وكما قلنا، فإن أهم جزء من الاجتماع يعمل من خلال الخلافات والأفكار المتشابكة. ومع ذلك، عليك أن تكون حذرا جدا ليكون مهذبا لأنك في وضع غير مؤات عندما يتعلق الأمر الاتصالات غير اللفظية. لغة الجسد والموقف لن تنقل كذلك من خلال كاميرا الفيديو كما يفعلون شخصيا، وبالتالي فإن الطريقة التي تقول بها الأمور تصبح أكثر أهمية بكثير.

وهنا بعض الطرق للتجادل بأدب:

وضع موقف الشخص الآخر مع التعاطف. هذا يساعد على إظهار أنك تفهم ما كانوا يقولون. إضافة عبارات مثل "أرى لماذا تعتقد أن هذا أمر مهم" و "أستطيع أن أرى القيمة في هذا من منظور شيز". تظهر لك فهم موقف شخص ما وأهمية موقفهم هو وسيلة قيمة جدا من الحصول عليها لفهم الخاص بك وجهة نظر لأنها تحافظ عليها من كونها دفاعية.

الاستمرار في التركيز على المسألة - وليس الشعب. كن حريصا جدا على عدم القيام بأي شيء من شأنه أن يبدو وكأنه هجوم شخصي.

انتظر أن تذكر موقفك. لا تبدأ الحديث مع فكرة نصف صياغة. ليس من غير المعقول أن تكتب بضع كلمات توضح حجتك قبل أن تبدأ في الحديث. تذكر، كنت في غير لائق اللفظية الاتصالات، لذلك يجب أن تكون الاتصالات اللفظية واضحة وضوح الشمس ومقنعة إضافية.

معالجة أي عدائية، حتى لو كان طفيفة. إن قول أشياء مثل "أنا أعلم أنك تشعر بقوة بهذا، وأنا أقدر شغفك" يمكن أن يساعد على إبقاء الأمور مركزة على الأفكار ومساعدة العداء المنتشر بين الأفراد.

خطط مسبقا. إذا كنت تعلم أن بعض المناقشات من المرجح أن تصبح مثيرة للجدل، والتخطيط للمستقبل. إذا كنت تعرف أن جو قد يغضب من فكرتك، ولكن سوزان تدعم ذلك، والتحدث إلى سوزان في وقت مبكر. ربما يمكنك تقديم أجزاء من منصبك بحيث لا يركز جو على شخص واحد. ربما سوزان يمكن أن تقدم هذه الفكرة لأن لديها علاقة عمل أفضل مع جو وسوف تكون في نفس الغرفة معه حتى انها ليست في غير اللفظية التواصل العيب.

متابعة مع الناس على الهاتف. مكالمة هاتفية سريعة لعدد قليل من الناس بعد الاجتماع يمكن أن تكون قيمة للمساعدة في التأكد من عدم وجود مشاعر صعبة. يمكن أن يساعد هذا على تكرار بعض التفاعلات التي تحدث بعد اجتماع شخصي يحدث عندما يعود الناس إلى مكاتبهم.

5. تعال مستعدا

تأكد من أن لديك كل شيء أعد قبل الاجتماع. سوف تميل مؤتمرات الفيديو إلى تضخيم أي نقص في الإعداد من جانبك، لذلك تأكد من أن لديك أي وثائق أو ملفات حيث يمكنك الحصول عليها بسهولة دون الحاجة إلى النظر حولنا. في الحياة الحقيقية، يميل إلى أن ننظر في حقيبة الخاص بك قد لا تكون صفقة كبيرة، ولكن إذا كنت تختفي من الشاشة للحصول على شيء، يمكن أن تجعلك تبدو وكأنك لم تفعل عمل الإعدادية الخاص بك. معظم الوقت، كنت لا تريد أن تختفي من الشاشة إذا كنت يمكن أن تساعد ذلك.

6. انظر إلى الكاميرا

أفضل نظم مؤتمرات الفيديو تمكنك من إلقاء نظرة على الناس أثناء النظر مباشرة إلى الكاميرا. بذل قصارى جهدكم لوضع كاميرا الفيديو الخاصة بك مع هذا في الاعتبار. إذا كنت تبحث إلى اليسار في صورة أشخاص آخرين وكاميرا الفيديو على اليمين، يبدو أنك مجرد يحدق قبالة إلى الجانب. إذا كنت لا تستطيع أن ترى على حد سواء، وعادة ما تكون فكرة جيدة للنظر في الكاميرا من أجل إعطاء الجميع على جهة الاتصال العين نهاية أخرى. إذا كانت الشاشة تظهر لك معاينة لصورتك حاول وضع الكاميرا والنافذة بحيث تبدو وكأنك تبحث نفسك في العين.

7. نظيفة، خالية من الهاء الخلفية

كن على بينة من ما هو في الخلفية خلفك أو على مكتبك أمامك. حاول إبقاء مكتبك نظيفا وفوضى مجانا قدر الإمكان. كن حذرا جدا من وجود الناس وراءك. يمكن أن يكون تشتيت، تبدو غير مهنية وأنها قد ينتهي الأمر إلى القيام شيء محرج. برامج الأخبار مثل لإظهار جميع المحللين بجد في العمل وراءهم على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. وأظهرت نشرة إخبارية مالية حديثة عامل يبحث في صور ملابس السباحة على جهازه في الخلفية. من الناحية المثالية، تريد وضع مكتبك بحيث لا يستطيع الناس المشي وراءك. إذا كنت تعمل في المنزل، كنت لا تريد واحد من أطفالك يركض في الخلفية.

8. استخدام كاميرا جيدة

في حين قد تعمل الكاميرا المدمجة على الكمبيوتر المحمول الخاص بك، وربما يكون لديك نوعية أفضل مع كاميرا خارجية. يمكنني استخدام كاميرا الفيديو دف مدمن مخدرات في جهاز الكمبيوتر الخاص بي مع فايرواير وتنتج نتائج لطيفة جدا. قد تفيدك أن تأخذ بعض الوقت لفهم كيف يعمل توازن اللون الأبيض على الكاميرا. لقد فعلت بعض الاجتماعات عبر الإنترنت مع الناس الذين تبدو وكأنهم قضوا 10 ساعات فقط في السرير الدباغة لأن الكاميرا الخاصة بهم يجعل لون البشرة تبدو حمراء مشرقة. في حين أنها ليست صفقة كبيرة، وأكثر احترافا يمكن أن ننظر، كلما كان ذلك أفضل. ميزة أخرى أحب عن الكاميرا هو التكبير عن بعد. هذا يجعل من الأسهل بالنسبة لي لتأطير الصورة دون الحاجة للوصول إلى الكاميرا أو ترك الصورة.

تأكد من وجود ما يكفي من الضوء. إذا كانت الكاميرا قد بنيت في ضوء، حاول تشغيله. فتح الظل أو تشغيل مصباح آخر يمكن أن تحدث فرقا كبيرا في كيفية جيدة تبدو صورتك إلى الحضور الأخرى.

9. تنتهي في الوقت المحدد

تريد أن يظهر الأشخاص في الوقت المحدد لاجتماعك الهام. تحتاج إلى منحهم نفس المستوى من الاحترام ونهاية عندما تقول أنك سوف تنتهي. إذا كنت تبقي على رأس الجدول الزمني جدول أعمالك، تنتهي في الوقت المناسب لا ينبغي أن يكون من الصعب جدا وتنتهي في وقت مبكر هو دائما شيء جيد، أيضا.